Nộp đơn ở đâu, hồ sơ gồm gì, 05 ngày thụ lý và 45 ngày giải quyết: từng bước khi Chủ tịch UBND cấp xã giải quyết tranh chấp đất đai theo Phần VIII.

Hòa giải ở xã không thành. Cả hai bên đều chưa có Giấy chứng nhận (thường gọi là "sổ đỏ"). Lúc này nhiều người chọn nộp đơn để chính quyền ra quyết định thay vì kiện ra Tòa án. Bài viết này đi theo đúng trình tự đó: nộp đơn, thụ lý, xác minh, ra quyết định và thời hạn.

Câu hỏi "cơ quan nào có thẩm quyền" đã có bài riêng trên trang. Ở đây chúng tôi chỉ tập trung vào thủ tục giải quyết tranh chấp đất đai khi vụ việc đã thuộc về Chủ tịch Ủy ban nhân dân (UBND) cấp xã.

Khi nào vụ việc đi theo con đường này

Không phải tranh chấp nào cũng được nộp đơn lên xã để xin quyết định. Cần đủ ba điều kiện sau.

  1. Đã hòa giải tại UBND cấp xã nơi có đất. Khoản 2 Điều 235 Luật Đất đai 2024 buộc các bên phải hòa giải tại đây trước khi cơ quan nhà nước giải quyết theo Điều 236.
  2. Không bên nào có Giấy chứng nhận hoặc giấy tờ theo Điều 137. Khi đó, khoản 2 Điều 236 Luật Đất đai 2024 cho các bên chọn một trong hai cách: nộp đơn tại UBND cấp có thẩm quyền, hoặc khởi kiện tại Tòa án. Bài này nói về cách thứ nhất.
  3. Các bên đều là hộ gia đình, cá nhân hoặc cộng đồng dân cư. Đây là trường hợp của điểm a khoản 3 Điều 236. Nếu một bên là tổ chức, doanh nghiệp thì thẩm quyền thuộc Chủ tịch UBND cấp tỉnh.

Văn bản luật vẫn ghi chức danh cũ trước khi sắp xếp chính quyền hai cấp. Điểm g khoản 2 Điều 5 Nghị định 151/2025/NĐ-CP đã chuyển việc giải quyết tranh chấp giữa hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cư cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã. Cũng điểm này giao cho Chủ tịch xã ban hành quyết định giải quyết tranh chấp và quyết định cưỡng chế thực hiện quyết định đó.

Bước 1: Nộp đơn yêu cầu giải quyết

Theo mục I.1 Phần VIII Phụ lục I Nghị định 151/2025, người có yêu cầu nộp đơn tại UBND cấp có thẩm quyền. Với tranh chấp giữa các cá nhân, đó là UBND cấp xã nơi có đất.

Văn bản trong tệp nguồn của chúng tôi không đặt ra mẫu đơn cụ thể. Tuy vậy, một lá đơn dễ được thụ lý thường nêu rõ các ý sau:

  • họ tên, địa chỉ của người làm đơn và của bên bị yêu cầu;
  • vị trí thửa đất, diện tích đang tranh chấp, phần nào mỗi bên cho là của mình;
  • nguồn gốc và quá trình sử dụng đất theo hiểu biết của người làm đơn;
  • kết quả hòa giải tại xã, kèm bản sao biên bản hòa giải;
  • yêu cầu cụ thể muốn Chủ tịch xã giải quyết.

Ví dụ: ông A và bà B cùng cho rằng dải đất rộng chừng hai mét giữa hai nhà là của mình. Hòa giải ở xã không thành. Ông A nên ghi trong đơn đúng chiều dài, chiều rộng dải đất, nêu ai đã dựng hàng rào, từ năm nào, và đính kèm biên bản hòa giải.

Bước 2: Thụ lý trong 05 ngày làm việc

"Thụ lý" nghĩa là cơ quan nhận đơn và chính thức đưa vụ việc vào giải quyết. Điểm a mục I.2 Phần VIII quy định: trong 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đơn, Chủ tịch UBND cấp có thẩm quyền phải thông báo bằng văn bản về việc thụ lý cho:

  • các bên tranh chấp;
  • Văn phòng đăng ký đất đai (VPĐKĐĐ) hoặc Chi nhánh VPĐKĐĐ.

Nếu không thụ lý, Chủ tịch phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do. Người làm đơn nên giữ thông báo này. Ngày thụ lý là mốc để tính thời hạn giải quyết ở phần sau.

Cũng theo điểm b mục I.2, Chủ tịch giao cho một cơ quan tham mưu giải quyết. Cơ quan này sẽ làm việc trực tiếp với các bên trong suốt quá trình.

Bước 3: Thẩm tra, xác minh và lập hồ sơ

Mục I.3 Phần VIII giao cho cơ quan tham mưu bốn việc: thẩm tra, xác minh vụ việc; tổ chức hòa giải giữa các bên; họp các ban, ngành liên quan để tư vấn (nếu cần); hoàn chỉnh hồ sơ trình Chủ tịch.

Như vậy, ngay cả khi đã hòa giải ở xã không thành, các bên vẫn có thể được mời hòa giải thêm trong quá trình giải quyết. Đây là cơ hội để hai bên tự thống nhất trước khi có quyết định.

Hồ sơ giải quyết tranh chấp gồm những gì

Theo mục I.3, hồ sơ giải quyết tranh chấp có bốn nhóm tài liệu:

  1. đơn yêu cầu giải quyết tranh chấp đất đai;
  2. các biên bản: biên bản hòa giải tại UBND cấp xã; biên bản làm việc với các bên và người có liên quan; biên bản kiểm tra hiện trạng đất; biên bản họp các ban, ngành khi hòa giải không thành (nếu có); biên bản hòa giải trong quá trình giải quyết;
  3. trích lục bản đồ, hồ sơ địa chính, dữ liệu ảnh viễn thám qua các thời kỳ liên quan đến phần đất tranh chấp (nếu có), cùng các tài liệu làm chứng cứ;
  4. báo cáo đề xuất và dự thảo quyết định giải quyết tranh chấp, hoặc dự thảo quyết định công nhận hòa giải thành.

Phần lớn hồ sơ này do cơ quan tham mưu lập. Phần của người dân là cung cấp chứng cứ thật đầy đủ. Đó có thể là giấy tờ mua bán viết tay, biên lai, ảnh chụp cũ, lời khai của người biết rõ nguồn gốc đất. Thiếu chứng cứ ở bước này thì rất khó bổ sung về sau.

Bước 4: Ra quyết định và gửi các bên

Theo mục I.4 Phần VIII, Chủ tịch UBND cấp có thẩm quyền ban hành một trong hai loại văn bản:

  • quyết định giải quyết tranh chấp, khi các bên vẫn không thống nhất;
  • quyết định công nhận hòa giải thành, khi các bên đã thỏa thuận được trong quá trình giải quyết.

Quyết định được gửi cho các bên tranh chấp và các tổ chức, cá nhân có quyền, nghĩa vụ liên quan.

Thời hạn giải quyết là bao lâu

Mục I.5 Phần VIII ấn định thời gian thực hiện thủ tục giải quyết tranh chấp đất đai thuộc thẩm quyền của Chủ tịch UBND cấp xã là không quá 45 ngày kể từ ngày thụ lý đơn.

Với xã miền núi, biên giới, đảo, vùng có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn hoặc đặc biệt khó khăn, thời hạn được tăng thêm 10 ngày.

Đừng nhầm con số này với thời hạn hòa giải. Hòa giải tại xã theo điểm c khoản 2 Điều 235 là không quá 30 ngày kể từ ngày nhận đơn yêu cầu hòa giải. Đó là một giai đoạn khác, diễn ra trước.

Sau khi nhận quyết định

Điểm a khoản 3 Điều 236 Luật Đất đai 2024 cho các bên 30 ngày kể từ ngày nhận quyết định. Trong thời gian đó, bên không đồng ý có hai lựa chọn:

  • khởi kiện tại Tòa án theo pháp luật về tố tụng hành chính;
  • khiếu nại đến Chủ tịch UBND cấp tỉnh. Quyết định giải quyết của Chủ tịch tỉnh có hiệu lực thi hành.

Hết 30 ngày mà không ai khởi kiện hay khiếu nại, quyết định của Chủ tịch xã có hiệu lực thi hành. Theo khoản 4 Điều 236, sau 30 ngày kể từ ngày quyết định có hiệu lực mà một bên không chấp hành thì sẽ bị cưỡng chế thi hành.

Khi kết quả làm thay đổi người sử dụng đất hoặc ranh giới, các bên còn phải làm thủ tục đăng ký với cơ quan đất đai. Việc này thuộc điểm k khoản 1 Điều 133 Luật Đất đai 2024 nếu thửa đất đã có Giấy chứng nhận.

Những điểm dễ vướng

  • Nộp đơn khi chưa hòa giải ở xã. Hồ sơ thiếu biên bản hòa giải theo khoản 2 Điều 235 thì dễ bị từ chối thụ lý.
  • Một bên thật ra có giấy tờ. Nếu một bên có Giấy chứng nhận hoặc giấy tờ theo Điều 137, khoản 1 Điều 236 đưa vụ việc về Tòa án. Lúc đó không còn quyền chọn UBND.
  • Đối phương là tổ chức. Thẩm quyền chuyển lên Chủ tịch UBND cấp tỉnh theo điểm b khoản 3 Điều 236, thời hạn cũng khác.
  • Bỏ lỡ mốc 30 ngày. Không khởi kiện, không khiếu nại đúng hạn thì quyết định có hiệu lực.
  • Cách tiếp nhận ở từng địa phương. Nơi nộp cụ thể, số bản cần nộp có thể khác nhau. Nên hỏi trước Bộ phận Một cửa của xã.

Mỗi vụ tranh chấp có nguồn gốc đất và chứng cứ riêng. Nếu chưa chắc vụ việc của mình đi đường nào, ông bà có thể gửi giấy tờ để luật sư đọc trước và cùng xác định bước tiếp theo.

Căn cứ pháp lý

  • Luật Đất đai 2024 (Luật số 31/2024/QH15, văn bản hợp nhất 44/VBHN-VPQH): khoản 2 Điều 235 về hòa giải tại UBND cấp xã; khoản 1, khoản 2, điểm a khoản 3 và khoản 4 Điều 236 về thẩm quyền và hiệu lực quyết định; điểm k khoản 1 Điều 133 về đăng ký biến động.
  • Nghị định 151/2025/NĐ-CP: điểm g khoản 2 Điều 5 về chuyển thẩm quyền cho Chủ tịch UBND cấp xã; Phụ lục I Phần VIII mục I về trình tự, hồ sơ và thời hạn giải quyết.