Từ 1/7/2025 Chủ tịch UBND cấp xã ký cấp sổ đỏ lần đầu thay cho cấp huyện, bỏ yêu cầu xác nhận không tranh chấp, thời hạn rút còn 17 ngày làm việc.
Từ ngày 1/7/2025, thủ tục xin cấp sổ đỏ lần đầu thay đổi ở điểm lớn nhất: người ký cấp không còn là Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện mà là Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã. Cùng với đó, hàng loạt điều khoản về hồ sơ và trình tự trong Nghị định 101/2024/NĐ-CP đã hết hiệu lực, thay bằng Phụ lục của Nghị định 151/2025/NĐ-CP.
Ba văn bản đang chi phối thủ tục
- Luật Đất đai 2024 (số 31/2024/QH15), Quốc hội thông qua ngày 18/01/2024, có hiệu lực từ 1/8/2024;
- Nghị định 101/2024/NĐ-CP ngày 29/7/2024, quy định về điều tra cơ bản đất đai; đăng ký, cấp Giấy chứng nhận và Hệ thống thông tin đất đai;
- Nghị định 151/2025/NĐ-CP ngày 12/6/2025, hiệu lực từ 1/7/2025, quy định về phân định thẩm quyền của chính quyền địa phương 02 cấp trong lĩnh vực đất đai.
Những điều khoản đã hết hiệu lực
Điểm b khoản 4 Điều 21 Nghị định 151/2025 nêu rõ danh sách hết hiệu lực từ ngày 1/7/2025, trong đó có:
- Các Điều 21, 22, 28, 29, 30 đến 49 và Điều 60 của Nghị định 101/2024;
- Các Mẫu số 01/ĐK đến 12/ĐK và Mẫu 14/ĐK của Nghị định 101/2024 — bao gồm Mẫu số 04/ĐK.
Đây là điểm cần lưu ý nhất khi tra cứu: mọi hướng dẫn viết trước ngày 1/7/2025 đều dẫn Điều 28 Nghị định 101/2024 và Mẫu 04/ĐK như đang có hiệu lực, vì tại thời điểm viết thì đúng là như vậy.
Thay thế là Phụ lục I ban hành kèm Nghị định 151/2025, theo khoản 3 Điều 21 của nghị định này.
Hồ sơ cần chuẩn bị
Theo Mục 1 Phần I của phần Hồ sơ thực hiện thủ tục đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất trong Phụ lục I Nghị định 151/2025, hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cư nộp:
- Đơn đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất theo Mẫu số 15 ban hành kèm Nghị định 151/2025 — đây là mẫu thay cho Mẫu 04/ĐK cũ;
- Một trong các giấy tờ quy định tại Điều 137, khoản 1 và khoản 5 Điều 148, khoản 1 và khoản 5 Điều 149 Luật Đất đai; sơ đồ nhà ở, công trình xây dựng nếu có;
- Giấy tờ về việc nhận thừa kế theo pháp luật dân sự, nếu nhận thừa kế mà chưa được cấp sổ;
- Giấy tờ về giao đất không đúng thẩm quyền, hoặc giấy tờ mua, nhận thanh lý, hóa giá, phân phối nhà ở theo Điều 140 Luật Đất đai (nếu có);
- Giấy tờ liên quan đến xử phạt vi phạm hành chính về đất đai, nếu có vi phạm;
- Văn bản xác định các thành viên có chung quyền sử dụng đất của hộ gia đình, nếu là đất hộ gia đình;
- Mảnh trích đo bản đồ địa chính thửa đất (nếu có);
- Chứng từ đã thực hiện nghĩa vụ tài chính hoặc giấy tờ về miễn, giảm (nếu có);
- Giấy tờ về việc chuyển quyền có chữ ký của hai bên, nếu mua bán mà chưa làm thủ tục sang tên;
- Hợp đồng, văn bản thỏa thuận hoặc quyết định của Tòa án về quyền đối với thửa đất liền kề, kèm sơ đồ, nếu có đăng ký quyền này.
Nếu nhiều người chung quyền mà thỏa thuận cấp chung một Giấy chứng nhận thì nộp thêm văn bản thỏa thuận. Nếu làm thủ tục qua người đại diện thì phải có văn bản về việc đại diện theo pháp luật dân sự.
Ai ký cấp sổ đỏ từ 1/7/2025
Mục V Phần C Phụ lục I Nghị định 151/2025 quy định: đối với cá nhân, cộng đồng dân cư, hộ gia đình đang sử dụng đất, sau khi có thông báo của cơ quan thuế về việc hoàn thành hoặc được ghi nợ nghĩa vụ tài chính, thì Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã cấp Giấy chứng nhận và trao Giấy chứng nhận cho người sử dụng đất.
Hồ sơ sau đó được chuyển đến Văn phòng đăng ký đất đai để cập nhật hồ sơ địa chính và cơ sở dữ liệu đất đai.
Nộp ở đâu và ai xác minh
Hồ sơ nộp tại Bộ phận Một cửa. Cơ quan tiếp nhận kiểm tra tính đầy đủ, cấp Giấy tiếp nhận và hẹn trả kết quả, rồi chuyển hồ sơ đến Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất.
Ủy ban nhân dân cấp xã là nơi làm phần lớn công việc xác minh:
- Trích lục bản đồ địa chính; nơi chưa có bản đồ thì đề nghị đơn vị đo đạc trích đo — trong thời gian không quá 05 ngày làm việc, người sử dụng đất trả chi phí;
- Xác nhận hiện trạng sử dụng đất có hay không có nhà ở, công trình xây dựng;
- Xác nhận tình trạng tranh chấp;
- Xác định nguồn gốc sử dụng đất và việc sử dụng đất ổn định, nếu không có giấy tờ theo Điều 137;
- Xác nhận sự phù hợp với quy hoạch trong các trường hợp luật định;
- Kiểm tra việc đủ điều kiện hay không đủ điều kiện được cấp Giấy chứng nhận.
Không còn phải tự đi xin xác nhận không tranh chấp
Đây là điểm giảm phiền hà rõ nhất. Việc xác nhận tình trạng tranh chấp do Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện, và căn cứ được quy định rất cụ thể: chỉ dựa vào việc xã đang thụ lý đơn yêu cầu hòa giải hoặc đơn yêu cầu giải quyết tranh chấp, hoặc nhận được văn bản, thông báo của cơ quan có thẩm quyền về việc thụ lý đơn.
Nghĩa là không có đơn tranh chấp nào đang được thụ lý thì đất được xác nhận là không tranh chấp — người dân không phải tự đi xin giấy này.
Niêm yết công khai 15 ngày
Sau khi xác nhận, Ủy ban nhân dân cấp xã phải niêm yết công khai các nội dung xác nhận theo Mẫu số 17 tại trụ sở Ủy ban nhân dân cấp xã và khu dân cư nơi có đất trong thời gian 15 ngày, đồng thời xem xét giải quyết các ý kiến phản ánh về nội dung đã công khai.
Đây là bước hàng xóm và người có quyền lợi liên quan có thể nêu ý kiến. Nếu bạn thấy nội dung niêm yết chưa đúng, đây là thời điểm phản ánh.
Chứng minh đất sử dụng ổn định bằng giấy tờ gì
Với đất không có giấy tờ theo Điều 137, Phụ lục I liệt kê các loại giấy tờ làm căn cứ xác nhận sử dụng đất ổn định:
- Biên lai nộp thuế sử dụng đất nông nghiệp, thuế nhà đất;
- Biên bản hoặc quyết định xử phạt vi phạm hành chính về sử dụng đất hoặc xây dựng công trình gắn liền với đất;
- Quyết định, bản án của Tòa án đã có hiệu lực; quyết định thi hành án đã được thi hành về tài sản gắn liền với đất;
- Giấy tờ nộp tiền điện, nước và các khoản nộp khác có địa chỉ thuộc thửa đất;
- Giấy tờ về mua bán nhà, mua bán đất, chuyển nhượng quyền sử dụng đất có chữ ký các bên từ ngày 15/10/1993 trở về sau;
- Bản đồ, tài liệu điều tra, đo đạc; sổ mục kê, sổ kiến điền lập từ ngày 18/12/1980 trở về sau;
- Giấy tờ kê khai, đăng ký nhà, đất có xác nhận của Ủy ban nhân dân từ ngày 15/10/1993 trở về sau;
- Giấy tờ đăng ký thường trú, tạm trú tại nhà ở gắn với đất ở.
Nếu các giấy tờ ghi thời điểm khác nhau thì lấy giấy tờ có ngày, tháng, năm sử dụng đất sớm nhất.
Nếu không có bất kỳ giấy tờ nào trong danh sách trên, việc xác định được thực hiện trên cơ sở nội dung kê khai của người sử dụng đất và hiện trạng sử dụng đất.
Thời hạn giải quyết
Phụ lục I Nghị định 151/2025 quy định:
- Đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất lần đầu: không quá 17 ngày làm việc;
- Cấp Giấy chứng nhận lần đầu: không quá 03 ngày làm việc.
Đây là thời hạn giải quyết của cơ quan nhà nước, tính trên hồ sơ đã hợp lệ. Thời gian thực tế có thể dài hơn nếu phải bổ sung hồ sơ, phải trích đo lại thửa đất, hoặc trong thời gian niêm yết công khai 15 ngày.
Đăng ký xong chưa chắc được cấp sổ
Phụ lục I phân biệt rõ hai kết quả. Nếu không có nhu cầu hoặc không đủ điều kiện cấp Giấy chứng nhận, Ủy ban nhân dân cấp xã ban hành Thông báo xác nhận kết quả đăng ký đất đai theo Mẫu số 16, và hồ sơ vẫn được chuyển đến Văn phòng đăng ký đất đai để cập nhật vào hồ sơ địa chính, cơ sở dữ liệu đất đai.
Điều này đúng với nguyên tắc tại khoản 4 Điều 131 Luật Đất đai: người đã kê khai đăng ký thì được ghi vào hồ sơ địa chính và được xem xét cấp Giấy chứng nhận nếu đủ điều kiện — hai việc khác nhau.
Nếu sau này có nhu cầu cấp sổ, bạn nộp lại Thông báo xác nhận kết quả đăng ký kèm Đơn theo Mẫu số 15 đến Bộ phận Một cửa.
Những trường hợp nên nhờ luật sư
Thủ tục cấp sổ đỏ lần đầu là thủ tục hành chính, phần lớn trường hợp người dân tự làm được. Nhưng có mấy tình huống dễ vướng:
- Đất không có giấy tờ, chỉ chứng minh được bằng hiện trạng sử dụng;
- Ranh giới thực tế lệch so với hồ sơ địa chính, hoặc phát sinh tranh chấp trong thời gian niêm yết 15 ngày;
- Đất thừa kế mà những người đồng thừa kế chưa thống nhất;
- Đất có nguồn gốc giao không đúng thẩm quyền hoặc có vi phạm pháp luật đất đai trước đây;
- Đã nộp hồ sơ nhưng bị trả lại nhiều lần mà không rõ lý do.
Một lưu ý về thời hiệu của chính Nghị định 151/2025
Khoản 2 Điều 21 Nghị định 151/2025 ghi rõ: nghị định này được thực hiện đến trước ngày 01/3/2027. Trường hợp các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan đã được sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới để phù hợp với việc tổ chức chính quyền 02 cấp thì thực hiện theo văn bản mới.
Vì vậy trước khi làm hồ sơ, nên kiểm tra lại xem đã có văn bản nào thay thế chưa.
Quy định chung là một chuyện, hồ sơ cụ thể của ông bà lại là chuyện khác. Dịch vụ luật sư đất đai của chúng tôi đọc giấy tờ trước và nói rõ vụ việc đang đứng ở đâu.
Căn cứ pháp lý
Luật Đất đai 2024 (Luật số 31/2024/QH15); Nghị định số 101/2024/NĐ-CP ngày 29/7/2024; Nghị định số 151/2025/NĐ-CP ngày 12/6/2025 và Phụ lục I ban hành kèm theo.
