Cấp sổ lần đầu cho cá nhân nay do Chủ tịch UBND cấp xã ký thay cấp huyện; cấp sổ khi đăng ký biến động do Văn phòng đăng ký đất đai thực hiện bằng con dấu của chính mình.
Câu hỏi "ai ký sổ đỏ" nghe đơn giản nhưng có tới ba câu trả lời khác nhau, tùy theo bạn thuộc nhóm người sử dụng đất nào và đang làm thủ tục cấp lần đầu hay đăng ký biến động. Từ ngày 1/7/2025, một trong ba câu trả lời đó đã đổi.
Trước hết: bạn thuộc nhóm nào
Điều 136 Luật Đất đai 2024 phân thẩm quyền theo nhóm người sử dụng đất liệt kê tại Điều 4. Bảy nhóm đó là:
- Tổ chức trong nước (cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập, tổ chức kinh tế…);
- Tổ chức tôn giáo, tổ chức tôn giáo trực thuộc;
- Cá nhân trong nước, người Việt Nam định cư ở nước ngoài là công dân Việt Nam;
- Cộng đồng dân cư;
- Tổ chức nước ngoài có chức năng ngoại giao;
- Người gốc Việt Nam định cư ở nước ngoài;
- Tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài.
Đại đa số bạn đọc thuộc nhóm 3, một số ít thuộc nhóm 4.
Cấp lần đầu: cá nhân và cộng đồng dân cư
Điểm b khoản 1 Điều 136 giao thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận lần đầu cho nhóm 3 và nhóm 4 về Ủy ban nhân dân cấp huyện.
Nhưng điểm h khoản 1 Điều 5 Nghị định 151/2025/NĐ-CP đã chuyển giao chính thẩm quyền này cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã, kể từ ngày 1/7/2025. Cùng điểm đó cũng chuyển giao thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận quy định tại điểm d khoản 2 Điều 142 Luật Đất đai.
Đây là thay đổi lớn nhất trong lĩnh vực sổ đỏ năm 2025: người ký sổ đỏ lần đầu cho hộ gia đình, cá nhân nay là Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã, không còn là Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện. Điểm i khoản 1 Điều 5 còn chuyển giao thêm việc xác định lại diện tích đất ở và cấp Giấy chứng nhận theo khoản 6 Điều 141 Luật Đất đai.
Cấp lần đầu: tổ chức và người nước ngoài
Điểm a khoản 1 Điều 136 giao cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh cấp Giấy chứng nhận lần đầu cho các nhóm 1, 2, 5, 6 và 7 — tức tổ chức trong nước, tổ chức tôn giáo, tổ chức nước ngoài có chức năng ngoại giao, người gốc Việt Nam định cư ở nước ngoài và tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài.
Điểm a này cũng cho phép Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ủy quyền cho cơ quan có chức năng quản lý đất đai cùng cấp ký thay. Đây là ủy quyền được luật cho phép rõ ràng, khác với việc chuyển giao thẩm quyền theo nghị định.
Một trường hợp riêng tại điểm đ khoản 3 Điều 10 Nghị định 151/2025: với đất sử dụng theo hình thức giao đất không thu tiền sử dụng đất hoặc thuê đất trả tiền hằng năm, hoặc được miễn toàn bộ tiền sử dụng đất, tiền thuê đất cho cả thời hạn thuê, thì việc quyết định hình thức sử dụng đất và cấp Giấy chứng nhận theo điểm a khoản 2 Điều 142 Luật Đất đai do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện.
Đăng ký biến động: không phải Ủy ban nào cả
Đây là chỗ nhiều người hiểu nhầm. Khi bạn sang tên, tặng cho, thừa kế, tách thửa hay cấp lại sổ, người cấp không phải Ủy ban nhân dân mà là cơ quan đăng ký đất đai. Khoản 2 Điều 136 quy định:
- Tổ chức đăng ký đất đai (Văn phòng đăng ký đất đai) thực hiện cho tổ chức trong nước, tổ chức tôn giáo, tổ chức nước ngoài có chức năng ngoại giao, tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài; đồng thời cấp Giấy chứng nhận cho chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất là tổ chức nước ngoài, cá nhân nước ngoài;
- Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Văn phòng đăng ký đất đai thực hiện cho cá nhân, cộng đồng dân cư, người gốc Việt Nam định cư ở nước ngoài;
- Cả hai được dùng con dấu của chính mình để cấp Giấy chứng nhận hoặc xác nhận thay đổi trên sổ đã cấp.
Điểm cuối cùng đáng chú ý: vì cơ quan đăng ký đất đai dùng con dấu của chính mình, hồ sơ đăng ký biến động không phải trình lên Ủy ban nhân dân để xin chữ ký.
Ai thu hồi, ai đính chính sổ đã cấp
Nguyên tắc chung tại khoản 1 Điều 152 Luật Đất đai 2024: cơ quan có thẩm quyền cấp giấy chứng nhận theo Điều 136 chính là cơ quan có trách nhiệm đính chính khi sổ có sai sót.
Phụ lục I Nghị định 151/2025 chi tiết hóa điều này:
- Với sổ cấp lần đầu: cơ quan hoặc người có thẩm quyền theo khoản 1 Điều 136 quyết định thu hồi, rồi chuyển quyết định đến Văn phòng đăng ký đất đai để thực hiện việc thu hồi và chỉnh lý hồ sơ địa chính;
- Với sổ cấp khi đăng ký biến động: cơ quan có thẩm quyền theo khoản 2 Điều 136 quyết định thu hồi và tự cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính, cơ sở dữ liệu đất đai.
Về đính chính, mục XIV Phần C Phụ lục I quy định Văn phòng đăng ký đất đai trình cơ quan, người có thẩm quyền theo khoản 1 Điều 136 xác nhận nội dung đính chính hoặc cấp mới Giấy chứng nhận. Thời hạn đính chính là không quá 08 ngày làm việc; thu hồi và hủy giấy chứng nhận là không quá 25 ngày làm việc.
Tóm tắt để tra nhanh
- Cá nhân, cộng đồng dân cư xin sổ lần đầu: Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã ký (điểm h khoản 1 Điều 5 Nghị định 151/2025);
- Tổ chức xin sổ lần đầu: Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, có thể ủy quyền cho cơ quan quản lý đất đai cùng cấp;
- Mọi thủ tục đăng ký biến động của cá nhân (sang tên, thừa kế, tặng cho, cấp lại, cấp đổi): Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Văn phòng đăng ký đất đai, dùng con dấu riêng.
Nếu bạn cầm trên tay một hướng dẫn nói rằng Ủy ban nhân dân cấp huyện cấp sổ cho hộ gia đình, cá nhân, thì đó là hướng dẫn viết trước ngày 1/7/2025 và cần đối chiếu lại.
Quy định chung là một chuyện, hồ sơ cụ thể của ông bà lại là chuyện khác. Dịch vụ luật sư đất đai của chúng tôi đọc giấy tờ trước và nói rõ vụ việc đang đứng ở đâu.
Căn cứ pháp lý
- Luật Đất đai 2024 (Luật số 31/2024/QH15): Điều 4 về người sử dụng đất; Điều 136 về thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận; Điều 152 về đính chính, thu hồi, hủy giấy chứng nhận đã cấp.
- Nghị định 151/2025/NĐ-CP ngày 12/6/2025: điểm h khoản 1 Điều 5 (chuyển giao thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận từ Ủy ban nhân dân cấp huyện sang Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã); điểm đ khoản 3 Điều 10; Phần C mục V và mục XIV Phụ lục I.
