Sang tên sổ đỏ sau khi mua bán gồm 4 bước: công chứng hợp đồng, nộp hồ sơ theo Mẫu số 18, nộp thuế phí, nhận sổ. Thời hạn 08 ngày làm việc kể từ 1/7/2025.
"Sang tên sổ đỏ" là cách gọi dân gian của thủ tục đăng ký biến động đất đai khi chuyển nhượng quyền sử dụng đất. Từ ngày 1/7/2025, phần lớn quy định về hồ sơ và trình tự của thủ tục này đã chuyển từ Nghị định 101/2024/NĐ-CP sang Phụ lục I của Nghị định 151/2025/NĐ-CP, kèm theo đó là mẫu đơn mới và thời hạn ngắn hơn.
Trước khi ra công chứng: kiểm tra 5 điều kiện
Khoản 1 Điều 45 Luật Đất đai 2024 đặt ra năm điều kiện để bên bán được chuyển nhượng:
- Đã có Giấy chứng nhận (sổ đỏ, sổ hồng, hoặc các loại giấy chứng nhận tương đương qua các thời kỳ);
- Đất không có tranh chấp, hoặc tranh chấp đã được cơ quan có thẩm quyền, Tòa án, Trọng tài giải quyết xong bằng quyết định đã có hiệu lực;
- Quyền sử dụng đất không bị kê biên hoặc áp dụng biện pháp bảo đảm thi hành án;
- Còn trong thời hạn sử dụng đất;
- Không bị áp dụng biện pháp khẩn cấp tạm thời.
Ngoài ra, khoản 5 Điều 45 buộc bên bán phải hoàn thành nghĩa vụ tài chính còn nợ hoặc được ghi nợ trước khi chuyển nhượng. Nghĩa là đất còn ghi nợ tiền sử dụng đất thì phải xóa nợ trước khi ký hợp đồng.
Bước 1 — Công chứng hoặc chứng thực hợp đồng
Điểm a khoản 3 Điều 27 Luật Đất đai 2024 quy định hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất phải được công chứng hoặc chứng thực. Ngoại lệ duy nhất tại điểm b khoản 3: nếu một bên hoặc các bên là tổ chức hoạt động kinh doanh bất động sản thì công chứng, chứng thực theo yêu cầu của các bên chứ không bắt buộc.
Bước 2 — Nộp hồ sơ đăng ký biến động
Theo Phần B mục II.1 Phụ lục I Nghị định 151/2025, hồ sơ gồm 01 bộ:
- Đơn đăng ký biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất theo Mẫu số 18 ban hành kèm Nghị định 151/2025 — mẫu này thay cho Mẫu 11/ĐK cũ đã hết hiệu lực;
- Giấy chứng nhận đã cấp (bản gốc, theo điểm e Mục 2 Phần A.I nếu chỉ xác nhận thay đổi trên sổ cũ);
- Hợp đồng chuyển nhượng đã công chứng hoặc chứng thực (Mục 1 Phần B.II.2);
- Văn bản về việc đại diện theo pháp luật dân sự, nếu làm thủ tục qua người đại diện.
Ba trường hợp phải nộp thêm giấy tờ, cũng theo Mục 1 Phần B.II.2:
- Nhiều người cùng nhận chuyển nhượng và thỏa thuận cấp chung một sổ: nộp thêm văn bản thỏa thuận đó;
- Thửa đất đang thế chấp và đã đăng ký tại Văn phòng đăng ký đất đai: nộp thêm văn bản của bên nhận thế chấp đồng ý cho chuyển nhượng;
- Sổ đã cấp cho hộ gia đình: theo Mục 19 Phần B.II.2, hợp đồng chuyển quyền phải thể hiện thông tin các thành viên có chung quyền sử dụng đất tại thời điểm Nhà nước giao đất, cho thuê đất, công nhận quyền sử dụng đất hoặc nhận chuyển quyền.
Nộp ở đâu
Phần A mục I Phụ lục I cho phép chọn một trong ba nơi: Bộ phận Một cửa, Văn phòng đăng ký đất đai, hoặc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai. Năm hình thức nộp: trực tiếp, qua bưu chính, tại địa điểm thỏa thuận với Văn phòng đăng ký đất đai, hoặc trên Cổng dịch vụ công Quốc gia / Cổng dịch vụ công cấp tỉnh.
Điểm mới đáng chú ý ở Mục 5 Phần A.I: người nộp được chọn bất kỳ nơi nộp nào trên địa bàn cấp tỉnh, không còn buộc phải về đúng xã nơi có đất.
Bước 3 — Nghĩa vụ tài chính
Theo điểm c Mục 3 Phần C.VI, Văn phòng đăng ký đất đai gửi Phiếu chuyển thông tin để xác định nghĩa vụ tài chính theo Mẫu số 19 đến cơ quan thuế. Cơ quan thuế xác định và ra thông báo; người nộp hoàn thành nghĩa vụ; sau khi có thông báo hoàn thành từ cơ quan thuế, Văn phòng đăng ký đất đai mới cấp sổ mới hoặc xác nhận thay đổi trên sổ cũ.
Các khoản phải nộp (thuế thu nhập cá nhân, lệ phí trước bạ, phí, lệ phí) do pháp luật thuế và phí quy định, không nằm trong Luật Đất đai. Bạn nên hỏi trực tiếp cơ quan thuế nơi có đất về mức phải nộp và các trường hợp được miễn.
Bước 4 — Nhận kết quả
Theo điểm d Mục 3 Phần C.VI, Văn phòng đăng ký đất đai chỉnh lý hồ sơ địa chính và cơ sở dữ liệu đất đai, rồi cấp mới Giấy chứng nhận hoặc xác nhận thay đổi trên sổ đã cấp, sau đó trao trực tiếp hoặc gửi về cơ quan tiếp nhận hồ sơ để trao.
Thẩm quyền ký thuộc về ai? Điểm b khoản 2 Điều 136 Luật Đất đai 2024: với cá nhân, cộng đồng dân cư, người gốc Việt Nam định cư ở nước ngoài thì Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Văn phòng đăng ký đất đai thực hiện, và theo điểm c khoản 2 được dùng con dấu của chính mình.
Thời hạn: 08 ngày làm việc
Điểm a Mục 2 Phần A.II Phụ lục I Nghị định 151/2025 ấn định thời hạn cho trường hợp chuyển nhượng, thừa kế, tặng cho, góp vốn là không quá 08 ngày làm việc. Con số này đã rút xuống từ 10 ngày làm việc của Điều 22 Nghị định 101/2024 — điều khoản nay đã hết hiệu lực.
Mục 10 Phần A.II nêu rõ những khoảng thời gian không tính vào 08 ngày đó:
- thời gian cơ quan có thẩm quyền xác định nghĩa vụ tài chính và thời gian người dân nộp tiền;
- thời gian xử lý trường hợp sử dụng đất có vi phạm pháp luật;
- thời gian trưng cầu giám định, niêm yết công khai, đăng tin trên phương tiện thông tin đại chúng.
Với xã miền núi, hải đảo, vùng sâu, vùng xa, vùng có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn và đặc biệt khó khăn, thời hạn được cộng thêm 10 ngày làm việc.
Nếu cơ quan trả kết quả chậm, điểm b Mục 6 Phần A.I buộc họ phải gửi thông báo bằng văn bản, phương tiện điện tử hoặc tin nhắn SMS nêu rõ lý do. Đây là căn cứ để bạn khiếu nại khi hồ sơ bị ngâm.
Hạn 30 ngày dễ bị bỏ quên
Khoản 3 Điều 133 Luật Đất đai 2024: với trường hợp chuyển nhượng, người sử dụng đất phải đăng ký biến động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày có biến động. Ký công chứng xong rồi để đó nhiều tháng là đã quá hạn: về mặt hồ sơ địa chính, thửa đất vẫn đứng tên người bán, kéo theo tranh chấp khi bên bán tiếp tục thế chấp hoặc bán cho người khác.
Khi nào bị trả hồ sơ
Điểm a Mục 3 Phần C.VI trao cho Văn phòng đăng ký đất đai quyền kiểm tra điều kiện thực hiện quyền; nếu không đủ điều kiện theo Luật Đất đai thì thông báo lý do và trả hồ sơ. Trường hợp thiếu giấy tờ ngay từ khâu tiếp nhận, điểm a Mục 2 Phần C.VI quy định cơ quan tiếp nhận trả hồ sơ kèm Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ chứ không được giữ hồ sơ dở dang.
Quy định chung là một chuyện, hồ sơ cụ thể của ông bà lại là chuyện khác. Dịch vụ luật sư đất đai của chúng tôi đọc giấy tờ trước và nói rõ vụ việc đang đứng ở đâu.
Căn cứ pháp lý
- Luật Đất đai 2024 (Luật số 31/2024/QH15): Điều 27 về công chứng, chứng thực; Điều 45 về điều kiện thực hiện quyền; Điều 133 về đăng ký biến động; Điều 136 về thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận.
- Nghị định 151/2025/NĐ-CP ngày 12/6/2025 (hiệu lực 01/7/2025): Điều 21 về hiệu lực thi hành; Phụ lục I — Phần A mục I (nơi nộp, hình thức nộp), Phần A mục II (thời hạn giải quyết), Phần B mục II.1 và II.2 (hồ sơ), Phần C mục VI (trình tự).
- Nghị định 101/2024/NĐ-CP ngày 29/7/2024: các Điều 21, 22, 29, 30, 37 đã hết hiệu lực từ 01/7/2025 theo điểm b khoản 4 Điều 21 Nghị định 151/2025.
